Статьи

Как отправлять клиентские счета через WordPress

Одна из худших частей выставления счетов клиентам – это необходимость запоминать все услуги, которые вы предлагали, при переходе на совершенно другое программное обеспечение для отправки счетов вашим клиентам. Вы должны помнить каждые две недели или месяц, чтобы отправлять их, и это становится огромной болью.

Поскольку многие из нас работают в WordPress весь день, почему мы не можем просто отправлять счета, находясь на панели инструментов WordPress? Что ж, у меня для вас хорошие новости. Вы можете! Давайте посмотрим, как отправлять счета клиентам через WordPress.

Используйте плагин WordPress для отправки клиентских счетов через WordPress

Когда дело доходит до отправки счетов через WordPress через плагин, на самом деле есть довольно много вариантов на выбор. Я собираюсь провести вас через краткое руководство, используя плагин WP-Invoice, но не стесняйтесь выбрать другой вариант, так как есть из чего выбирать, и я понимаю, что у каждого человека и компании есть свои собственные потребности в интеграции и предпочтения при отправке счетов.

WP-счет-фактура

Как отправлять клиентские счета через WordPress

Загрузите плагин WP-Invoice и активируйте zip-файл на панели инструментов WordPress. Вы также можете сделать это, перейдя на страницу плагинов на панели инструментов и выполнив поиск WP-Invoice.

После активации плагина вы можете найти вкладку «Счет-фактура» в левой части панели инструментов. Нажмите на него и перейдите в Настройки, чтобы начать.

Базовая настройка

Это открывает основную страницу настройки, где вы можете просто заполнить все настройки по умолчанию, которые вам нужно изменить только один раз. Например, вы можете ввести название своей компании, которое будет отображаться в ваших счетах. Вы также можете выбрать конкретную страницу на своем веб-сайте, на которой отображаются счета. Я бы порекомендовал создать отдельную страницу счетов-фактур, чтобы постоянные посетители не наткнулись на нее.

Как отправлять клиентские счета через WordPress

Выберите, где вы хотите разместить счета на странице, и укажите, как вы хотите принимать платеж. Я указал, что хочу выставлять счета клиентам через PayPal, но вы также можете выбрать вариант кредитной карты или такие вещи, как 2Checkout или Stripe. Вы даже можете разрешить клиенту изменить способ оплаты, если это необходимо.

Если вы планируете принимать кредитные карты, вам необходимо ввести информацию для обработки платежей через шлюз. Обычно это требует отдельной платы за обработку, и вы можете найти лучшие предложения на таких сайтах, как Authorize.net.

Как отправлять клиентские счета через WordPress

Настройка PayPal намного проще, с областью для ввода имени пользователя PayPal, опцией тестового режима и автоматически сгенерированным URL-адресом PayPal IPN из вашего собственного доменного имени. После заполнения этих полей нажмите кнопку «Сохранить все настройки».

Как отправлять клиентские счета через WordPress

Добавить счета

После того, как вы завершите основные настройки, вы попадете прямо на страницу «Добавить новый», с которой вы сможете начать работу с новым счетом. Вы всегда можете вернуться на эту страницу, щелкнув вкладку «Добавить новый» на панели управления.

Как отправлять клиентские счета через WordPress

Начните с ввода адреса электронной почты, на который вы планируете отправить новый счет. После того, как вы введете электронное письмо, нажмите кнопку «Создать».

Как отправлять клиентские счета через WordPress

Новый редактор счетов-фактур очень похож на редактор WordPress, который вы видите для создания сообщений и страниц. Создайте заголовок для счета-фактуры клиента, и вы также можете добавить описание, если вам нужно отправить сообщение клиенту.

Как отправлять клиентские счета через WordPress

Прокрутите вниз под описанием, чтобы найти область для ввода того, за что вы планируете выставлять счет своему клиенту. Введите услуги или продукты, за которые вы взимаете плату, и измените цену и количество. Не стесняйтесь включать скидки или добавлять дополнительные строки, если у вас есть больше товаров для включения.

Как отправлять клиентские счета через WordPress

Прямо под ним вы можете изменить настройки оплаты, чтобы указать, какую валюту вы принимаете и какие способы оплаты разрешены. Мне очень нравится, что они также предоставляют вам возможность принимать платежи по предоплате.

Как отправлять клиентские счета через WordPress

Варианты оплаты

Если вы перейдете на правую боковую панель, вы найдете некоторые интересные функции: «Разрешить частичную оплату» или «Периодическое выставление счетов». Если вы выберете вариант частичной оплаты, вы просто введете минимальный платеж, который вы готовы принять. Если вы выбираете опцию повторяющегося выставления счетов, вам необходимо заполнить различные поля, такие как интервалы, циклы выставления счетов и система обработки платежей, с которой вы работаете.

Как отправлять клиентские счета через WordPress

Если вы прокрутите еще немного вниз в правом столбце, вы можете заполнить сведения о пользователе. Это личная информация о клиенте, которому вы планируете отправить счет. Итак, убедитесь, что все правильно, и выберите правильный адрес электронной почты, чтобы он не отправился не тому человеку. Возможные варианты: имя, фамилия, компания, номер телефона и другие параметры.

Как отправлять клиентские счета через WordPress

Нажмите кнопку «Сохранить», чтобы завершить процесс. Однако то, что вы нажали «Сохранить», не означает, что счет отправлен. У вас есть несколько вариантов отправки счета. Выберите «Просмотр в Интернете», «Ввести платеж» или «Отправить уведомление».

Как отправлять клиентские счета через WordPress

Если вы просматриваете счет на своем веб-сайте, вы можете просто взять эту ссылку и отправить ее клиенту по электронной почте, если так работает ваш процесс выставления счетов. Затем они могут просмотреть счет в Интернете и нажать кнопку «Обработка платежа», которая перенаправит их на PayPal или на страницу обработки кредитной карты.

Как отправлять клиентские счета через WordPress

Если вы нажмете на опцию «Отправить уведомление», это позволит вам быстро отправить электронное письмо через WordPress, сообщив вашему клиенту, что счет доступен. Мне больше всего нравится этот вариант, потому что вам не нужно открывать свой почтовый клиент, чтобы отправить уведомление. Просто введите адрес электронной почты, на который хотите его отправить, и измените сообщение, как хотите. Нажмите кнопку «Отправить уведомление», и они получат быструю ссылку на ваш счет.

Как отправлять клиентские счета через WordPress

Когда кто-то совершает платеж, он автоматически помечается как оплаченный через систему выставления счетов WordPress. После этого вам не нужно ничего делать. Однако, если кто-то платит вам чеком или выбирает другой способ оплаты, вы также можете нажать кнопку «Ввести платеж», чтобы записать платеж вручную.

Выберите, что вы получили платеж. В этом раскрывающемся списке также представлены варианты возврата и корректировки. Введите сумму, которую клиент заплатил вам, а также дату и отметьте, если необходимо. Нажмите кнопку «Обработать / списать платеж», чтобы завершить процесс.

Как отправлять клиентские счета через WordPress

Отчеты

После того, как вы начнете собирать несколько счетов, не стесняйтесь щелкать вкладку «Отчеты» на панели инструментов WordPress. Эта область просто разбивает, сколько денег вы выставили в счет, ваших самых ценных клиентов и даже ваши позиции с самыми высокими доходами, если вы продаете продукты.

Как отправлять клиентские счета через WordPress

Нарезанные счета-фактуры

Как отправлять клиентские счета через WordPress

Sliced ​​Invoices – это гибкий, хорошо поддерживаемый и простой в использовании плагин, который позволяет вам использовать свой сайт WordPress для отправки профессиональных расценок и счетов-фактур, а также получать оплату онлайн.

Как отправлять клиентские счета через WordPress

Нарезанные счета-фактуры имеют множество функций прямо из коробки, в том числе настраиваемые шаблоны счетов-фактур с данными о вашей компании и логотипом, отправку счетов по электронной почте одним щелчком мыши, настраиваемые шаблоны электронной почты, гибкие налоговые настройки, предварительно определенные позиции, отчетность по счетам, импорт CSV & экспорт. Если вам нужно больше, доступны несколько бесплатных и платных расширений.

Бесплатный плагин Sliced ​​Invoices предоставляет все функции, необходимые для отправки котировок и счетов-фактур, а также для сбора платежей через PayPal или автономные способы оплаты (банк, чек, денежный перевод и т.д. ). Установите срок оплаты, и разделенные счета-фактуры будут автоматически отправлять напоминания об оплате по установленному вами графику, пока вы не получите оплату!

Как отправлять клиентские счета через WordPress

Расширения предоставляют дополнительные функции, такие как счета-фактуры в формате PDF, безопасную зону клиента, повторяющиеся счета-фактуры, безопасные счета-фактуры, дополнительные платежные шлюзы, такие как Braintree и Stripe, и многое другое. Также доступны интеграции для популярных плагинов WordPress, таких как WooCommerce, Contact Form 7 и Gravity Forms.

Нарезанные счета-фактуры подкреплены большой поддержкой, которая поможет вам в пути. Выполняйте выставление счетов по принципу WordPress и упростите процесс выставления счетов и бухгалтерского учета!

Заключение

Какие еще доступны плагины для выставления счетов WordPress? Их довольно много – просто сделайте быстрый поиск, и вы найдете среди прочего Sprout Invoices, WooCommerce PDF Invoices и Packing Slips.

Довольно просто настроить одну из этих систем, чтобы начать отслеживать клиентов или продукты и начать рассылку счетов вашим клиентам. Мне лично больше всего нравится плагин WP-Invoice, но многие из этих плагинов и инструментов подходят для хранения всех ваших финансовых модулей в одном месте. Подумайте о том, как вам никогда не придется открывать новую вкладку в браузере каждый раз, когда вы хотите отправить счет.

Дайте нам знать в комментариях ниже, если у вас есть какие-либо вопросы о том, как отправлять счета клиентам через WordPress.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Кнопка «Наверх»

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: